Polityka prywatności Firmografii

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego firmografia.pl, składaniem i realizacją zamówień oraz korzystaniem z panelu klienta i linków przeznaczonych dla członków zespołu (dalej łącznie: „Serwis”).

Administratorem danych osobowych jest SaaS Software Gabriela Kasica, NIP 8133899179, adres: Dworzysko 49D, 35-213 Rzeszów (dalej: „Administrator” lub „Firmografia”).

W sprawach dotyczących prywatności i realizacji praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@firmografia.pl. Jeżeli zostanie wyznaczony inspektor ochrony danych, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane w Serwisie.

Dane są przetwarzane zgodnie z RODO, polskimi przepisami o ochronie danych, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz innymi przepisami właściwymi dla usług oferowanych przez Firmografię.

Wobec danych osoby składającej zamówienie, danych rozliczeniowych, korespondencji, płatności, bezpieczeństwa konta i korzystania z publicznej strony Firmografia co do zasady działa jako samodzielny administrator danych.

Jeżeli klient firmowy przekazuje dane członków swojego zespołu lub zaprasza ich do przekazania zdjęć w celu wykonania zamówienia, klient określa cel i podstawę prawną tego przetwarzania, a Firmografia przetwarza dane uczestników w zakresie realizacji usługi na udokumentowane polecenie klienta. Zasady takiego przetwarzania określa umowa powierzenia (DPA).

Klient firmowy odpowiada za poinformowanie zapraszanych osób o przetwarzaniu danych oraz za posiadanie podstawy prawnej do przekazania Firmografii ich danych i materiałów. Firmografia udostępnia informacje, które klient może przekazać członkom zespołu.

Osoba kupująca usługę dla siebie przekazuje dane bezpośrednio Firmografii, która przetwarza je jako administrator w celu zawarcia i wykonania umowy.

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko, adres e-mail oraz rolę w zamówieniu (klient, koordynator albo uczestnik)
• dane firmy i dane do faktury, w tym nazwę, adres, NIP oraz informacje wymagane przez przepisy księgowe i KSeF
• informacje o zamówieniu, liczbie osób, wybranym profilu stylu, statusie realizacji, cenie i płatności
• zdjęcia źródłowe, wygenerowane portrety, pliki robocze oraz dane techniczne modelu utworzonego wyłącznie na potrzeby danego zamówienia
• treść korespondencji, zgłoszeń, reklamacji i dyspozycji dotyczących usunięcia materiałów
• adres IP, identyfikatory sesji i magic linków, logi bezpieczeństwa, dane urządzenia i przeglądarki
• identyfikatory cookies i informacje analityczne — wyłącznie zgodnie z wyborem użytkownika w narzędziu zarządzania zgodą

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od klienta lub koordynatora zapraszającego członka zespołu, od operatora płatności albo z systemów technicznych rejestrujących korzystanie z Serwisu.

Koordynator widzi dane i statusy uczestników przypisanych do swojego zamówienia. Uczestnik korzystający z indywidualnego linku ma dostęp wyłącznie do własnych materiałów i statusu, zgodnie z uprawnieniami panelu.

Dane klienta przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy, obsługi zamówienia, udostępnienia panelu, komunikacji oraz dostarczenia rezultatów — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane rozliczeniowe, faktury i dokumentację wymaganą przepisami przetwarzamy w celu wykonania obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Logi bezpieczeństwa, dane niezbędne do zapobiegania nadużyciom, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz prowadzenia podstawowych statystyk biznesowych przetwarzamy w prawnie uzasadnionym interesie Administratora — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane uczestników zamówienia firmowego przetwarzamy jako podmiot przetwarzający na polecenie klienta, zgodnie z zawartą umową powierzenia. Niezależnie od tego możemy przetwarzać ograniczone logi bezpieczeństwa jako administrator, jeżeli jest to niezbędne do ochrony Serwisu i użytkowników.

Analityczne i marketingowe cookies oraz związane z nimi identyfikatory wykorzystujemy po uzyskaniu wymaganej zgody — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO i właściwych przepisów o komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

Wiadomości handlowe wysyłamy wyłącznie, gdy istnieje do tego właściwa podstawa prawna i uzyskano zgody wymagane przepisami. Wiadomości dotyczące trwającego zamówienia, bezpieczeństwa lub płatności nie są newsletterem.

Każdy uczestnik przekazuje co do zasady 10 aktualnych zdjęć twarzy. Materiały są używane wyłącznie do walidacji wejścia, przygotowania modelu lub innego procesu dopasowanego do tej osoby, wygenerowania portretów, kontroli jakości, poprawek i dostarczenia zamówienia.

Zdjęcia, modele i rezultaty nie są wykorzystywane do ogólnego trenowania modeli, tworzenia produktów dla innych klientów, reklamy ani innych celów niezwiązanych z realizacją konkretnego zamówienia, chyba że osoba, której dotyczą, udzieli odrębnej, dobrowolnej zgody na ściśle opisany cel.

Firmografia nie wykorzystuje wizerunku do uwierzytelniania ani ustalania tożsamości osoby. Jeżeli określony etap technologiczny zostałby prawnie zakwalifikowany jako przetwarzanie szczególnej kategorii danych, przed jego zastosowaniem zostanie zapewniona odpowiednia podstawa z art. 9 RODO.

Rezultaty są treściami wygenerowanymi lub zmodyfikowanymi z użyciem AI i podlegają kontroli specjalisty. W procesie nie podejmujemy wobec uczestników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na nich wpływających.

Dostawcy technologii AI otrzymują dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania zleconej operacji i na podstawie odpowiednich umów. Etapy obejmujące zdjęcia i modele zamówienia mają być realizowane w infrastrukturze zlokalizowanej w UE lub EOG.

Dane mogą być powierzane podmiotom zapewniającym infrastrukturę i hosting w UE, obsługę płatności PayU, pocztę elektroniczną, system fakturowania i KSeF, księgowość, pomoc prawną, bezpieczeństwo oraz technologie niezbędne do przetwarzania i generowania zdjęć.

Po uzyskaniu zgody dane związane z ruchem na stronie mogą trafiać do Google Ireland Limited w ramach Google Analytics 4. Ustawienia zgody są obecnie obsługiwane bezpośrednio przez Serwis i zapisywane lokalnie w przeglądarce.

Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym lub innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa albo prawnie wiążącego żądania.

Aktualna lista kluczowych podmiotów przetwarzających, obejmująca ich rolę i lokalizację przetwarzania, jest udostępniana klientom firmowym wraz z DPA lub na żądanie skierowane na kontakt@firmografia.pl.

Materiały zdjęciowe, pliki robocze i modele przypisane do zamówienia są przetwarzane w UE lub EOG zgodnie z założeniami usługi Firmografia.

Niektórzy dostawcy narzędzi analitycznych, komunikacyjnych lub wsparcia mogą działać globalnie. Jeżeli wiąże się to z przekazaniem danych poza EOG, Administrator stosuje mechanizm dopuszczony przez RODO, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne oraz — gdy wymagane — dodatkowe zabezpieczenia.

Informację o zastosowanym mechanizmie transferu i możliwość uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się z Administratorem.

Zdjęcia źródłowe, wygenerowane rezultaty, modele i pliki robocze są usuwane najpóźniej po 90 dniach od zakończenia realizacji zamówienia. Osoba uprawniona może zażądać wcześniejszego usunięcia, pisząc na kontakt@firmografia.pl lub korzystając z odpowiedniej funkcji panelu.

Wcześniejsze usunięcie materiałów w trakcie realizacji może uniemożliwić dokończenie zamówienia lub wykonanie poprawek. Przed wykonaniem dyspozycji informujemy o jej technicznych konsekwencjach, o ile natychmiastowe usunięcie nie wynika z prawa lub udokumentowanego polecenia klienta będącego administratorem danych.

Po usunięciu materiałów pozostaje ograniczony rekord archiwalny zamówienia zawierający informacje o statusie i dacie usunięcia, bez zdjęć, rezultatów, modeli i plików roboczych. Nieosobowy profil stylu firmy może być zachowany w celu dodawania kolejnych pracowników.

Dane księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami, co do zasady przez pięć lat liczonych zgodnie z właściwymi regulacjami podatkowymi. Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przechowujemy do upływu właściwego terminu przedawnienia.

Dane niedokończonego zamówienia są używane do obsługi płatności i jednego przypomnienia wysyłanego po około godzinie, a następnie usuwane lub anonimizowane, gdy przestają być potrzebne do zawarcia umowy, bezpieczeństwa lub obrony przed nadużyciem.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do jej wycofania albo do osiągnięcia celu, dla którego została udzielona. Logi techniczne przechowujemy tylko przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i diagnostyką Serwisu.

W granicach przewidzianych RODO osobie przysługuje prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Żądanie można przesłać na kontakt@firmografia.pl. Możemy poprosić o informacje pozwalające bezpiecznie potwierdzić tożsamość i zakres uprawnień osoby składającej żądanie.

W przypadku danych przetwarzanych przez Firmografię na polecenie klienta firmowego żądanie może zostać przekazane temu klientowi jako właściwemu administratorowi, a Firmografia udzieli mu niezbędnego wsparcia.

Osoba ma również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Serwis korzysta z technologii niezbędnych do działania strony, bezpieczeństwa, utrzymania sesji i zapamiętania ustawień prywatności. Ich zastosowanie jest ograniczone do celu technicznego.

Google Analytics 4 i inne narzędzia niewymagane do działania strony są uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody w centrum preferencji Serwisu.

Szczegóły kategorii, dostawców, celów i czasu działania cookies opisuje odrębna Polityka cookies. Użytkownik może w każdej chwili zmienić wybór przez link „Ustawienia prywatności” w stopce Serwisu.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, rozdzielenie ról klienta, koordynatora i uczestnika, szyfrowane połączenia, rejestrowanie zdarzeń, kopie zapasowe, aktualizacje i procedury reagowania na incydenty.

Magic linki są jednorazowymi lub krótkotrwałymi danymi dostępowymi. Link logowania jest ważny przez 15 minut, a użytkownik powinien chronić go przed udostępnieniem osobie nieuprawnionej.

Żaden sposób transmisji i przechowywania danych nie daje absolutnej gwarancji bezpieczeństwa. Administrator regularnie ocenia ryzyko i dostosowuje zabezpieczenia do charakteru przetwarzanych danych.

Sztuczna inteligencja jest wykorzystywana do technicznego przetwarzania i generowania obrazu. Rezultaty podlegają kontroli specjalisty i nie służą do oceny zatrudnienia, wiarygodności, zdrowia ani innych cech uczestnika.

Wobec użytkowników nie są podejmowane wyłącznie automatyczne decyzje, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały w rozumieniu art. 22 RODO.

Podanie danych wymaganych w formularzu zamówienia i materiałów potrzebnych do realizacji jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Brak poprawnych zdjęć może uniemożliwić przygotowanie portretów.

Podanie danych do faktury jest wymagane, jeżeli klient wybiera fakturę lub obowiązek ich zebrania wynika z przepisów. Zgody analityczne i marketingowe są dobrowolne i nie wpływają na możliwość złożenia zamówienia.

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, funkcjonalności, dostawców lub sposobu przetwarzania. Nowa wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą aktualizacji.

Jeżeli zmiana istotnie wpływa na sposób przetwarzania danych osób posiadających aktywne zamówienie lub konto, poinformujemy je w odpowiedni sposób. Zmiana Polityki nie ogranicza praw nabytych ani nie legalizuje wcześniejszego przetwarzania wymagającego odrębnej podstawy prawnej.